Voimassa 13.10.2026 · Viimeksi päivitetty 13.10.2026

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Voltria Oy käsittelee henkilötietoja verkkosivustollaan voltria.fi, palveluissaan (kuten admin.voltria.fi), myynnissä ja markkinoinnissa sekä asiakaskiinteistöille toimitettavassa lämmityksen optimointipalvelussa. Käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja Suomen tietosuojalakia (1050/2018).

1. Rekisterinpitäjä

Voltria Oy
Y-tunnus: 3545678-8
Korventie 41 B, 17320 Asikkala
[email protected]
https://voltria.fi

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Lauri Toikka, [email protected]

Asiakaskiinteistöjen huoneistokohtaisten olosuhdetietojen osalta Voltria toimii asiakaskiinteistön lukuun henkilötietojen käsittelijänä (kohta 2.5).

2. Käsiteltävät henkilötiedot

2.1 Yhteydenotto- ja varauslomakkeiden kautta annetut tiedot

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
  • Kiinteistön tai organisaation nimi
  • Viestin sisältö

2.2 Verkkosivuston käytöstä kerättävät tiedot

Sivuston kävijätilastointiin käytetään evästeetöntä Umami-analytiikkaa. Se ei tallenna evästeitä eikä muita tunnisteita kävijän laitteelle eikä muodosta yksittäisestä kävijästä pysyvää profiilia. Kerättävät tiedot ovat anonymisoituja ja koosteisia: vieraillut sivut, vierailun ajankohta, viittaava sivusto, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä ja karkea sijainti maan tasolla. IP-osoitetta ei tallenneta.

Lisäksi sivuston palvelinlokeihin tallentuu tietoturvan ja toiminnan varmistamiseksi teknisiä tietoja, kuten IP-osoite ja pyynnön ajankohta.

2.3 Myynti- ja prospektointirekisteri

Rekisteröidyt ovat taloyhtiöiden ja muiden kiinteistöyhtiöiden hallitusten jäseniä ja varajäseniä, isännöitsijöitä ja tilintarkastajia. Heistä käsitellään:

  • nimi
  • yhtiö sekä tehtävä yhtiössä (esim. hallituksen puheenjohtaja, jäsen, varajäsen, isännöitsijä tai tilintarkastaja)
  • syntymäaika
  • kotikunta
  • tehtävän rekisteröintipäivä ja tieto tehtävän päättymisestä
  • puhelinnumero ja tieto siitä, mistä numero on saatu
  • sähköpostiosoite
  • yhteydenottohistoria ja myyntiin liittyvät muistiinpanot
  • tieto mahdollisesta yhteydenottokiellosta

Tallennamme myös kaupparekisteriotteet, joista tiedot on poimittu.

Syntymäaikaa käytetään ainoastaan oikean henkilön tunnistamiseen silloin, kun samannimisiä henkilöitä on useita, esimerkiksi yhdistettäessä kaupparekisterin tietoja julkisista hakemistopalveluista saatuihin puhelinnumeroihin. Syntymäaikaa ei käytetä markkinoinnin kohdentamiseen eikä luovuteta eteenpäin.

2.4 Asiakkaiden ja palvelun käyttäjien tiedot

  • Asiakaskiinteistöjen yhteyshenkilöiden nimi, yhteystiedot ja rooli
  • Sopimus-, laskutus- ja asiointitiedot
  • Palvelun käyttäjätunnukset, käyttöoikeudet ja kirjautumistiedot
  • Palvelun tapahtumaloki: käyttäjä, toimenpide, ajankohta ja IP-osoite

2.5 Asiakaskiinteistöjen huoneistokohtaiset olosuhdetiedot

Asiakaskiinteistöissä, joiden palveluun kuuluu sisäilma-anturointi, käsittelemme:

  • huoneistokohtaisia lämpötila- ja kosteusmittauksia
  • huoneistotunnusta, johon anturi on asennettu
  • mittauksista laskettua arviota siitä, onko huoneisto käytössä vai tyhjillään
  • kiinteistön aiemmasta järjestelmästä siirrettyjä historiallisia mittaustietoja

Näitä tietoja käsitellään asiakaskiinteistön (esim. taloyhtiön) lukuun sen kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti. Rekisterinpitäjä on asiakaskiinteistö. Voltria toimii henkilötietojen käsittelijänä ja käyttää tietoja lämmityksen ohjaukseen, sisäolosuhteiden seurantaan ja säästön todentamiseen.

2.6 Sidosryhmien yhteystiedot

Sijoittajien, yhteistyökumppaneiden ja toimittajien yhteyshenkilöiden nimi, yhteystiedot, organisaatio ja rooli sekä yhteydenpitoon liittyvät tiedot, kuten tapaamisista tehdyt muistiinpanot.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

  • Yhteydenottoihin vastaaminen ja asiakassuhteen hoitaminen: sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet ja sopimuksen täyttäminen (GDPR 6.1.b) sekä oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)
  • Markkinointiviestintä yhteyttä ottaneille: oikeutettu etu (GDPR 6.1.f); rekisteröidyllä on oikeus vastustaa milloin tahansa
  • Myynti ja markkinointi kiinteistöjen päättäjille (prospektointi): oikeutettu etu (GDPR 6.1.f). Oikeutettu etumme on tarjota palveluamme kiinteistöille ottamalla yhteyttä henkilöihin, jotka julkisten rekisterien mukaan vastaavat kiinteistön hallinnosta. Yhteydenotot koskevat heidän tehtäväänsä kiinteistössä. Voit kieltää yhteydenotot milloin tahansa.
  • Palvelun toimittaminen ja käyttäjähallinta: sopimus asiakkaan kanssa (GDPR 6.1.b) sekä oikeutettu etu (GDPR 6.1.f) asiakkaan yhteyshenkilöiden ja käyttäjien osalta
  • Palvelun tietoturva ja väärinkäytösten selvittäminen (tapahtumaloki): oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)
  • Huoneistokohtaiset olosuhdetiedot: käsittelemme tietoja asiakaskiinteistön lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti. Käsittelyn oikeusperusteesta vastaa rekisterinpitäjänä toimiva kiinteistö.
  • Yhteydenpito sidosryhmiin: oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)
  • Verkkosivuston toiminnan varmistaminen ja tietoturva: oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)
  • Kävijätilastointi anonymisoidulla, evästeettömällä analytiikalla: oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)

4. Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään (lomakkeet, yhteydenpito ja palvelun käyttö), asiakaskiinteistöltä ja sen yhteyshenkilöiltä sekä kiinteistöön asennetuista mittalaitteista.

Myynti- ja prospektointirekisterin tiedot kerätään julkisista lähteistä:

  • Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteri (kaupparekisteriotteet) ja yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ
  • rakennetun ympäristön tietojärjestelmä Ryhti ja Maanmittauslaitos (kiinteistöjen ja yhtiöiden perustiedot)
  • julkiset hakemisto- ja numeropalvelut, kuten Fonecta ja Profinder (puhelinnumerot)

Ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä kerromme, mistä tietosi on saatu ja missä tämä seloste on luettavissa.

5. Henkilötietojen vastaanottajat ja siirrot

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme:

  • Amazon Web Services EMEA SARL - palvelinympäristö, tietokannat ja ilmoitussähköpostit (EU: Ruotsi ja Saksa)
  • Webflow, Inc. - verkkosivuston alusta ja lomakkeet (USA)
  • Tally B.V. - lomakkeet (EU)
  • Google LLC - Google Workspace -sähköposti, tiedostot ja tapaamisten varaus (EU/USA)
  • Umami Software, Inc. - evästeetön kävijäanalytiikka, anonymisoitu data (USA)
  • Attio Ltd - asiakkuudenhallinta (Iso-Britannia)
  • Anthropic PBC - tekoälyavustaja Voltrian sisäiseen työhön, kuten myynnin ja palvelun tietojen käsittelyyn (USA)

Lisäksi käytämme kirjanpito-, projektinhallinta-, asiakirjojen jako- ja kokousmuistiinpanopalveluja, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme.

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Siirrot perustuvat Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeviin päätöksiin (esim. Iso-Britannia ja EU-US Data Privacy Framework) tai komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin (SCC).

Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille. Myynti- ja prospektointirekisterin tietoja ei luovuteta Voltrian ulkopuolelle.

6. Säilytysajat

  • Lomakkeiden kautta annetut tiedot: enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei asiakassuhde jatku
  • Myynti- ja prospektointirekisteri: enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta tai, jos yhteyttä ei ole otettu, tietojen keräämisestä. Henkilön tiedot poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua siitä, kun hän ei rekisterin mukaan enää toimi tehtävässä. Yhteydenottokiellon antaneen henkilön nimi ja kielto säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen kiellon noudattamiseksi.
  • Asiakassuhteen tiedot: asiakassuhteen ajan ja kirjanpitolain mukainen aika sen päättymisen jälkeen
  • Palvelun käyttäjätiedot: käyttöoikeuden voimassaolon ajan; tapahtumaloki enintään 24 kuukautta
  • Huoneistokohtaiset olosuhdetiedot: asiakassopimuksen ajan ja enintään 12 kuukautta sen päättymisen jälkeen, ellei asiakaskiinteistön kanssa toisin sovita
  • Sidosryhmien yhteystiedot: yhteistyön ajan ja enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta
  • Palvelinlokit: enintään 12 kuukautta
  • Anonymisoitu kävijätilasto: ei sisällä henkilötietoja, säilytetään tilastointia varten

7. Evästeet

Sivusto ei käytä analytiikka- tai markkinointievästeitä eikä siksi pyydä evästesuostumusta. Sivustolla on ainoastaan sen toiminnan kannalta välttämättömiä teknisiä evästeitä ja selaintallenteita, kuten sivuston alustan tietoturvaeväste ja kieliasetuksen muistaminen. Näiden käyttö ei edellytä suostumusta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

  • saada pääsy itseäsi koskeviin tietoihin
  • pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
  • pyytää tietojen poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi")
  • pyytää käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun
  • kieltää tietojesi käyttö suoramarkkinointiin ja myyntiyhteydenottoihin milloin tahansa
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi)

Pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen [email protected]. Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa.

Huoneistokohtaisia olosuhdetietoja koskevat pyynnöt käsittelee rekisterinpitäjänä toimiva asiakaskiinteistö. Voit lähettää pyynnön myös meille, jolloin välitämme sen kiinteistölle.

9. Tietoturva

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tiedot on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, kuten pääsynhallinnalla, salauksella ja koulutuksella. Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

10. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa. Merkittävistä muutoksista tiedotetaan sivustolla. Kaikissa tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä yllä mainittuun yhteyshenkilöön.